FreelanXPolitique de notes de frais
Une politique de frais courte et équitable : catégories et plafonds, ce qui n’est jamais remboursé, délais et fiscalité, plus la règle pour les prestataires.
S’applique à : les salariés et, lorsque leur contrat le prévoit, les prestataires · En vigueur le : [date]
Nous remboursons les dépenses raisonnables engagées exclusivement pour le travail, approuvées à l’avance, sur justificatif.
| Catégorie | Plafond | Approbation |
|---|---|---|
| Déplacements (classe économique, train pour moins de [4] heures) | [ ] | Manager, à l’avance |
| Hôtel | [montant par nuit selon la ville] | Manager, à l’avance |
| Repas en déplacement | [montant journalier] | Aucun jusqu’au plafond |
| Équipement de télétravail | [montant par an] | Manager |
| Formation et livres | [montant par an] | Manager |
| Invitations de clients | [ ] | Manager, à l’avance |
Amendes, prolongations de voyage à titre personnel, alcool au-delà de [plafond], voyages en première classe, surclassements, abonnements personnels.
4.1 Les demandes sont à soumettre dans un délai de [30] jours avec des justificatifs détaillés, au moyen de la note de frais ou de [outil].
4.2 Le remboursement est versé avec la paie suivante ou dans un délai de [15] jours.
Les remboursements suivent les règles fiscales du pays d’emploi. Certaines allocations peuvent être imposables.
Les prestataires ne sont remboursés que des dépenses approuvées par écrit et prévues dans leur cahier des charges (statement of work).
Étape par étape
- 1Copie la politique et complète chaque [crochet] avec tes propres règles.
- 2Consulte les notes pratiques de chaque pays où tu as du personnel : le droit local et les conventions collectives priment.
- 3Consulte les représentants du personnel quand la loi l’exige, puis publie la politique et garde la trace de sa remise à chaque personne.
Points de vigilance
Ce qui change d’un pays à l’autre, avec la source juridique.
L’employeur doit rembourser tous les frais professionnels nécessaires, y compris une part des frais de téléphone personnel utilisé pour le travail.
California Labor Code § 2802 ; Cochran v. Schwan’s (2014)Les frais professionnels sont à la charge de l’employeur ; les allocations forfaitaires sont exonérées de cotisations dans les limites fixées par l’URSSAF.
Jurisprudence Cass. soc. ; arrêté du 20 décembre 2002Les frais payés ou remboursés aux salariés sont exonérés d’impôt s’ils sont déductibles, avec les barèmes de référence du HMRC pour les frais de repas et de séjour.
ITEPA 2003, s 289A ; guide du HMRCRéférences juridiques vérifiées le 15 oct. 2026. Les règles changent : vérifie la source avant de t’y fier.
Questions fréquentes
C’est gratuit ?
Oui. Chaque modèle est gratuit, à consulter et à copier librement : sans inscription, sans e-mail, sans téléchargement.